B2B bayi portalı ve sipariş sistemi

B2B bayi portalı, bir firmanın bayilerinin kendi kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yaptığı, güncel fiyat listesini ve stok durumunu gördüğü, sipariş oluşturup takip ettiği ve cari hesabını izlediği web tabanlı sistemdir. Firma tarafında gelen siparişler tek panelde toplanır, onaylanır ve sevk edilir. Amaç, telefon ve mesajlaşmayla yürüyen sipariş trafiğini kayıtlı ve ölçülebilir bir akışa dönüştürmektir.

Portal, bayinin gözünden bakıldığında bir self servis alanıdır: gece yarısı da sipariş verebilir, ekstresini kimseyi aramadan indirebilir, bir cihazın garanti durumunu kendi başına sorgulayabilir. Firmanın gözünden ise bir kontrol merkezidir: hangi bayi ne sipariş etti, kimin limiti doldu, hangi ürün en çok isteniyor, hepsi anlık görünür.

Bayi portalını CRM ve ERP'den ayrı bir ürün olarak değil, aynı sistemin dışa açılan yüzü olarak kuruyoruz. Bayi siparişi oluşturduğunda o kayıt firma tarafındaki sipariş havuzuna, stok rezervine ve cari hesaba aynı anda düşer; iki ayrı programı senkron tutma derdi olmaz.

Telefon ve mesajla sipariş almanın maliyeti, satış ekibinin sipariş yazmaya harcadığı saatler, yanlış anlaşılan ürün ve adetlerden doğan iadeler ve hiçbir yerde kayıtlı olmayan sözlü taahhütlerdir. Bir bayinin 'geçen hafta söylemiştim' dediği sipariş bulunamadığında güven zedelenir; fiyat listesi güncellendiğinde eski fiyattan sipariş alınırsa fark firmanın cebinden çıkar.

Bu maliyet faturada görünmez, o yüzden yıllarca fark edilmez. Ama satış temsilcisinin günde kaç saat sipariş yazdığını, muhasebenin kaç ekstre talebine cevap verdiğini, kaç siparişin 'yanlış ürün gitti' diye geri döndüğünü saymaya başladığınızda tablo netleşir. Ekibin işi satış geliştirmekken, işi sipariş sekreterliğine dönüşmüştür.

Portal bu yükü bayinin kendisine, ama zahmetsiz biçimde devreder. Bayi kendi siparişini kendi girer; ürün kodu, adet ve fiyat sistemden gelir, yanlış anlaşılma ihtimali ortadan kalkar. Satış ekibi ise sipariş yazmak yerine bayiyi ziyaret etmeye, yeni ürün anlatmaya ve tahsilat takibine zaman ayırır.

Bayi portalında her bayi kendi izole alanına girer; yalnızca kendi fiyat listesini, kendi siparişlerini ve kendi cari hesabını görür. Sipariş oluşturma, sipariş durumu takibi, ekstre ve kredi limiti bilgisi, satılan ürün ve servis kayıtları ile kampanya duyuruları standart bileşenlerdir. Tamamı mobil uyumludur; bayi telefonundan da sipariş verebilir.

Bayiye açılan her ekran firma tarafında kontrol edilir: hangi bayinin hangi fiyat grubunu göreceği, stok miktarının açık mı yoksa 'var/yok' biçiminde mi gösterileceği, kampanyanın hangi bayi grubuna açılacağı yönetim panelinden belirlenir.

• Kendi giriş alanı: bayi bazlı kullanıcılar, rol ve yetki tanımı, şifre sıfırlama
• Güncel fiyat listesi ve stok: bayi grubuna özel fiyat, iskonto ve anlık stok görünürlüğü
• Sipariş oluşturma ve takip: sepet mantığı, sipariş geçmişi, onay, hazırlanıyor, sevk edildi durumları
• Cari hesap ve ekstre: bakiye, vade, ödeme geçmişi, PDF ekstre indirme
• Kredi limiti: kalan limit görünürlüğü, limit aşımında bilgilendirme
• Satılan ürün ve servis kayıtları: bayinin sattığı cihazlar seri numarasıyla, garanti ve servis geçmişi
• Kampanya ve duyuru: firmanın yayınladığı kampanyalar, yeni ürün bilgileri, fiyat değişikliği duyuruları
• Mobil uyum: telefon ve tablette tam işlev, kurulum gerektirmeyen tarayıcı erişimi

Firma tarafında bayilerden gelen tüm siparişler tek bir panelde toplanır ve onay akışından geçer. Kanban görünümünde sipariş yeni, onaylandı, hazırlanıyor, sevk edildi aşamalarında sürükle-bırak yönetilir; kredi limiti aşan siparişler otomatik olarak onaya düşer. Harita üzerinde bayi ağı, ziyaret ve tahsilat hatırlatıcıları ve bayi karneleri satış yönetimini ölçülebilir hale getirir.

Yöneticiler için asıl kazanç görünürlüktür. Hangi bölgede hangi bayi ne kadar sipariş veriyor, kimin siparişi düşüyor, kimin tahsilatı gecikiyor: bunlar artık satış temsilcisinin hafızasında değil, panelde durur. Bayi ziyareti planlarken harita üzerinde rotayı görmek, gecikmiş tahsilat için hatırlatıcı almak günlük işleyişin parçası olur.

• Sipariş havuzu ve onay akışı: tüm bayi siparişleri tek listede, kural bazlı otomatik onay veya manuel karar
• Kanban görünümü: siparişlerin aşamalar arasında sürükle-bırak taşınması
• Kredi limiti kontrolü: bayi bazlı limit tanımı, aşım durumunda bloklama veya onaya düşürme
• Harita üzerinde bayi ağı: bölge bazlı dağılım, ziyaret planlama, performans katmanı
• Hatırlatıcılar: tahsilat vadesi, ziyaret zamanı, sözleşme yenileme, sessizleşen bayi uyarısı
• Fiyat ve kampanya yönetimi: bayi grubuna göre fiyat listesi, dönemsel kampanya tanımı
• Raporlar: bayi karnesi, ürün bazlı sipariş dağılımı, bölge performansı, tahsilat vadesi analizi

B2B e-ticaret sitesi ürün satmaya odaklanır: katalog, sepet ve ödeme. Bayi portalı ise bayi ilişkisinin tamamını kapsar: bayiye özel fiyat ve iskonto, açık hesap ve kredi limiti, ekstre, satılan ürünlerin seri numarası takibi, servis ve garanti kayıtları, firma tarafında onay akışı. Sipariş portalın yalnızca bir parçasıdır; asıl değer sipariş sonrasında ortaya çıkar.

Bir hazır B2B e-ticaret altyapısı çoğu durumda bayi bazlı fiyat gruplarını, açık hesap mantığını ve seri numaralı satış sonrası takibi taşımaz; taşısa bile ERP'nizle canlı bağlantısı olmadığı için stok ve cari bilgisi elle güncellenir. Bayi portalında ise sipariş, stok ve cari aynı veri tabanında yaşar.

Kısacası, ürünü kredi kartıyla satın alan anonim müşteriniz varsa e-ticaret sitesi; açık hesapla çalışan, sözleşmeli, düzenli sipariş veren bayi ağınız varsa bayi portalı doğru araçtır. İkisi bir arada da kurulabilir, ama ihtiyaçlar farklıdır.

İşitme cihazı distribütörlüğü yapan bir firma için kurduğumuz portalda iki yüzü aşkın bayi kendi alanından sipariş veriyor. Her bayi kendi fiyat grubunu ve anlık stoğu görüyor, siparişini oluşturuyor, kargo bilgisini ve ekstresini kimseyi aramadan takip ediyor. Sattığı cihazlar seri numarasıyla kayda giriyor; servis gerektiğinde cihazın geçmişi tek tıkla açılıyor.

Firma tarafında siparişler kanban panosunda yönetiliyor; kredi limitini aşan bayinin siparişi otomatik olarak onaya düşüyor. Satış ekibi bayi ağını harita üzerinde görüyor, gecikmiş tahsilat ve ziyaret planı için hatırlatıcı alıyor. Muhasebe alışık olduğu programda kalmaya devam etti; faturalar ve cari hareketler Logo ile kurulan köprü üzerinden akıyor.

Projenin öğrettiği en net şey şu: bayi portalı teknik bir iş değil, ilişki biçimini değiştiren bir iştir. Bayi kendi verisini görünce daha az arar, daha düzenli sipariş verir; firma da sipariş yazmak yerine satışı büyütmeye zaman ayırır.

Bayiler portalı, kendilerine telefon etmekten daha kolay geldiği anda kullanır. Bu yüzden portalın ilk ölçütü sadeliktir: üç tıkla sipariş, tek ekranda ekstre, kurulum gerektirmeyen mobil erişim. Geçiş döneminde telefonla gelen siparişler firma tarafından portala işlenir; bayi kendi siparişinin orada durduğunu görünce bir sonrakini kendisi girer. Zorlama yerine alışkanlık kurulur.

Kullanımı artıran ikinci etken, portalın bayiye bir şey vermesidir. Yalnızca sipariş almak için kurulan portal bayinin gözünde firmanın işini kolaylaştıran bir araçtır; ekstre, garanti sorgusu, kampanya ve stok görünürlüğü ise bayinin kendi işini kolaylaştırır. İkinci tür portal kendiliğinden benimsenir.

Canlıya çıktıktan sonra kullanım verisini izliyoruz: hangi bayi giriş yapmıyor, hangi ekranda takılınıyor, hangi adım terk ediliyor. İlk aylarda bu veriye göre ekranları sadeleştiriyor, gerekiyorsa bayi ekibine kısa bir tanıtım yapıyoruz. Portal projesi teslimle değil, bayilerin çoğunluğunun düzenli kullanmasıyla biter.