Yazılım Şirketi Seçerken Sorulacak 15 Soru

Yazılım şirketi seçimi, bir şirketin verdiği en uzun soluklu satın alma kararlarından biridir. Bir makine alırken teknik özellikleri karşılaştırırsınız; bir yazılım şirketi seçerken ise henüz ortada olmayan bir ürünü, onu yapacak insanlara güvenerek satın alırsınız. Bu yüzden karar, sunumun parlaklığından değil, doğru sorulara verilen cevapların netliğinden çıkmalıdır.

Bu yazıda yazılım şirketi seçimi sürecinde sorulması gereken 15 soruyu dört başlık altında topladık: deneyim ve referans, süreç ve iletişim, teknik ve mülkiyet, maliyet ve sözleşme. Her sorunun neden önemli olduğunu ve hangi cevabın uyarıcı olması gerektiğini de yazdık. Soruları görüşmeye giderken yanınıza alabilirsiniz.

Yazılım şirketi seçimi neden bu kadar kritik?

Yazılım şirketi seçimi kritiktir, çünkü seçtiğiniz ekip yalnızca bir ürün teslim etmez; o ürünün yıllarca bakımını yapacak, süreçleriniz değiştikçe onu geliştirecek ve verinizi taşıyacak taraf olur. Yanlış seçim, parayı değil, geri alınamayan zamanı ve ekibin sisteme olan güvenini kaybettirir.

Yarım kalan ya da kullanılmayan yazılım projelerinin ortak noktası, tedarikçinin teknik yetersizliğinden çok iletişim ve beklenti uyumsuzluğudur. Müşteri ne istediğini tam anlatamamış, tedarikçi tam anlamamış, iki taraf da bunu proje bitene kadar fark etmemiştir. Doğru sorular bu uyumsuzluğu daha ilk görüşmede açığa çıkarır.

Aşağıdaki 15 soru, tedarikçiyi sınamak için değil, birlikte çalışılıp çalışılamayacağını anlamak içindir. Cevapları net, dürüst ve örnekli veren bir ekip, projede de aynı biçimde davranır.

Deneyim ve referans soruları (1-3)

İlk üç soru şunlardır: 1) Bizim sektörümüze benzer bir iş yaptınız mı, hangi sorunları çözdünüz? 2) Referans müşterinizle konuşabilir miyiz? 3) Ekipte kimler çalışacak ve projemizde ne kadar süre görev alacaklar? Bu sorular şirketin sizinle ilgili deneyimini, gerçek müşteri memnuniyetini ve ekibin sürekliliğini ölçer.

Sektör deneyimi sorusunda aranan, birebir aynı işi yapmış olmak değil, benzer bir sorunu çözmüş olmaktır. Bayi ağı yöneten bir distribütör için daha önce bir bayi portalı kurmuş ekip, kredi limiti ya da konsinye stok dendiğinde ne kastettiğinizi anlar. Referans sorusunda ise yalnızca isim değil, o müşterinin telefon numarasını isteyin; referansla beş dakikalık bir konuşma, saatlerce sunumdan daha çok şey söyler.

Ekip sorusu en çok atlanan ama en belirleyici olandır. Satış görüşmesine gelen kişiyle projeyi yapacak kişi çoğu zaman farklıdır. Projenizde kimin çalışacağını, o kişilerin aynı anda kaç projede olduğunu ve proje ortasında değişip değişmeyeceğini sorun. Ekip değişimi, projelerin sessizce uzamasının en yaygın nedenidir.

Süreç ve iletişim soruları (4-7)

Sonraki dört soru şunlardır: 4) Projeye nasıl başlıyorsunuz, keşif aşamanız var mı? 5) İlerlemeyi nasıl görürüz, ne sıklıkla teslim alırız? 6) Kapsam değişikliği olursa süreç nasıl işler? 7) Bizden neler bekliyorsunuz, ne kadar zaman ayırmamız gerekir? Bu sorular çalışma disiplinini ve şeffaflığı ölçer.

Keşif sorusu, şirketin kod yazmadan önce sizi dinleyip dinlemediğini gösterir. 'Hemen başlarız' cevabı hız gibi görünür ama çoğu zaman varsayımla başlamak anlamına gelir. İlerleme sorusunda aradığınız, iki haftada bir çalışan bir parça görebilmek ve haftalık kısa bir durum özeti almaktır; 'altı ay sonra teslim ederiz' cevabı, altı ay boyunca ne olduğunu bilemeyeceğiniz anlamına gelir.

Kapsam değişikliği sorusu, projede kaçınılmaz olan bir durumu baştan konuşmaktır. İyi bir şirket, değişikliğin nasıl değerlendirilip fiyatlanacağını ve mevcut plana nasıl işleneceğini anlatır. Yedinci soru ise sizin sorumluluğunuzu netleştirir: karar verecek kişinin görüşmelere katılması, test edip geri bildirim vermesi ve veri sağlaması proje hızını doğrudan belirler.

Teknik ve mülkiyet soruları (8-11)

Teknik ve mülkiyet soruları şunlardır: 8) Hangi teknolojileri kullanacaksınız ve neden? 9) Kaynak kod ve veri kime ait olacak? 10) Güvenlik ve KVKK nasıl ele alınıyor? 11) Mevcut sistemlerimizle entegrasyon nasıl kurulacak? Bu sorular projenin uzun vadeli sürdürülebilirliğini belirler.

Teknoloji sorusunda aradığınız belirli bir dil ya da platform değil, gerekçedir. .NET, Next.js, PostgreSQL ya da SQL Server gibi olgun ve yaygın teknolojiler, ileride başka bir ekibin de sürdürebileceği bir yapı anlamına gelir; herkesin bilmediği, tek bir ekibe bağımlı kılan bir teknoloji ise risk kalemidir. Kaynak kod sorusuna 'size ait olur' cevabı net ve yazılı verilmelidir; muğlak bir 'lisans veririz' cevabı, bağımlılığın habercisidir.

KVKK sorusu bir seçenek değil, zorunluluktur. Kişisel verinin şifreli saklanması, rol bazlı erişim ve kimin ne zaman neye baktığını gösteren denetim kaydı, mimarinin parçası olmalıdır. Entegrasyon sorusunda ise muhasebe programınız, e-fatura sağlayıcınız ya da SMS servisinizle daha önce köprü kurup kurmadıklarını sorun; ilk kez kurulacak bir köprü, projeye belirsizlik ekler.

Maliyet ve sözleşme soruları (12-15)

Son dört soru şunlardır: 12) Fiyat neye göre hesaplanıyor, kullanıcı sayısına bağlı bir ücret var mı? 13) Teklif neleri kapsıyor, neleri kapsamıyor? 14) Teslimden sonra garanti ve bakım nasıl işliyor? 15) Anlaşma biterse ne olur, veri ve kod nasıl teslim edilir? Bu sorular sürpriz faturaları ve çıkış maliyetini önler.

Fiyat modeli sorusunda kullanıcı başı lisansa dikkat edin. Büyüyen bir firmada her yeni çalışan için ödeme yapmak, sistemi yaygınlaştırmayı cezalandırır. Kapsam sorusunda barındırma, veri aktarımı, eğitim, üçüncü taraf servis ücretleri ve bakımın teklifte olup olmadığını tek tek sorun; teklifte yazmayan her kalem sonradan fatura olur.

Garanti ve bakım sorusu, teslim sonrası ilişkiyi tanımlar: kaç ay ücretsiz hata düzeltme var, bakım aylık ne kadar ve neleri kapsıyor, yanıt süresi nedir? Çıkış sorusu ise en az konuşulan ama en önemli olandır. Anlaşma sona erdiğinde kaynak kodun, veritabanının ve belgelerin çalışır biçimde teslim edileceği yazılı olmalıdır; bu madde yoksa şirket değiştirmek pratikte imkansızlaşır.

Cevaplarda hangi işaretler uyarıcı olmalı?

Uyarıcı işaretler şunlardır: kapsam konuşulmadan verilen kesin fiyat, referans paylaşmaktan kaçınma, kaynak kod sorusuna muğlak cevap, 'her şeyi yaparız' yaklaşımı, keşif aşamasının olmaması ve proje ekibinin kim olduğunun söylenmemesi. Bunlardan iki üçü bir arada görülüyorsa karar vermeden önce durun.

Kapsamsız kesin fiyat, ya kapsamın sonradan ek işlerle tamamlanacağını ya da tedarikçinin işi anlamadan fiyatladığını gösterir. 'Her şeyi yaparız' cevabı ise uzmanlık eksikliğinin işaretidir; sağlıklı bir şirket neyi yapmadığını da söyler. 'Bu ihtiyaç için hazır bir ürün daha uygun olabilir' diyebilen ekip, size satış yapmak yerine doğru olanı önermektedir.

Olumlu işaretler de vardır: sorularınıza 'bilmiyoruz, kontrol edip döneriz' diyebilmek, önceki projelerde yaşanan zorlukları açıkça anlatmak, sizin süreçlerinizi anlamak için sorular sormak. Görüşmede sizden çok konuşan değil, sizi çok dinleyen şirket genellikle daha iyi bir ortaktır.

Bu soruları Rezon'a sorarsanız

Rezon, şirketlere özel CRM, ERP ve bayi portalı sistemleri kuran, kendi SaaS ürünlerini canlıda işleten İstanbul merkezli bir yazılım çözümleri şirketidir. Yukarıdaki 15 sorunun cevabı bizde şöyledir: her projeye ücretsiz keşifle başlarız, kaynak kod ve veri müşteriye aittir, kullanıcı sayısıyla artan bir ücret yoktur, KVKK için AES-256 şifreleme, rol bazlı erişim ve denetim kaydı mimarinin parçasıdır, teklifte kapsam dışı kalemler ayrı ayrı yazılır.

Kendi SaaS ürünlerimiz FizyoDesk, OdyoDesk ve Planzio'yu canlıda işletiyor olmamız, bakımın ve sürekliliğin bizim için de günlük bir iş olduğu anlamına gelir. Çözümler sayfamızdaki özel yazılım bölümünde nasıl çalıştığımızı görebilir, iletişim sayfamızdan bu soruları bize yöneltebilirsiniz.