SaaS mı, Lisanslı Yazılım mı? Toplam Sahip Olma Maliyeti Karşılaştırması

SaaS vs lisans tartışması, bir şirket yazılım satın almaya karar verdiğinde önüne gelen ilk yol ayrımıdır. Bir tarafta aylık ya da yıllık abonelikle kullanılan, bulutta çalışan ve tedarikçinin işlettiği SaaS ürünleri; diğer tarafta bir kez satın alınıp şirketin kendi sunucusuna kurulan lisanslı yazılımlar ya da şirkete özel geliştirilen sistemler. Her iki modelin savunucuları da haklı görünen gerekçeler sunar.

Bu yazıda karşılaştırmayı toplam sahip olma maliyeti üzerinden yapıyoruz; çünkü etiket fiyatı, yazılımın size gerçekte ne kadara mal olacağını nadiren gösterir. Kurulum, altyapı, bakım, güncelleme, kullanıcı sayısı artışı, veri sahipliği ve bir gün ayrılmak istediğinizde ödenecek çıkış bedeli hesaba katıldığında tablo değişir. Rezon hem SaaS ürünler işlettiği hem de şirketlere özel yazılım kurduğu için iki tarafı da içeriden biliyor.

SaaS nedir, lisanslı yazılım nedir?

SaaS, yani hizmet olarak yazılım, tedarikçinin bulutta işlettiği ve müşterinin abonelikle kullandığı yazılım modelidir; kurulum, sunucu, güncelleme ve yedekleme tedarikçinin sorumluluğundadır. Lisanslı yazılım ise bir kez satın alınıp şirketin kendi altyapısına kurulan, bakımı ve işletmesi büyük ölçüde müşteriye ait olan modeldir.

SaaS modelinde yazılıma tarayıcıdan ya da mobil uygulamadan girilir, tüm müşteriler aynı güncel sürümü kullanır ve ödeme genellikle kullanıcı sayısı ya da paket seviyesine göre düzenli olarak yapılır. FizyoDesk ve OdyoDesk gibi ürünler bu modelle çalışır: klinik ya da işitme merkezi hiçbir sunucu kurmaz, kaydolur ve kullanmaya başlar.

Lisanslı yazılım kavramı bugün iki alt biçimi kapsar. Birincisi hazır paket yazılımın lisansını alıp kendi sunucunuza kurmak; ikincisi ise şirkete özel geliştirilen ve kaynak kodu şirkete ait olan yazılımdır. İkinci biçimde aslında bir lisans değil, bir varlık satın alırsınız. Bu ayrım toplam maliyet hesabında önemli olduğu için yazının devamında ikisini ayrı ayrı anacağız.

Toplam sahip olma maliyeti nasıl hesaplanır?

Toplam sahip olma maliyeti, bir yazılımın satın alma bedelinden ayrılma gününe kadar şirkete yüklediği tüm giderlerin toplamıdır: lisans ya da abonelik ücreti, kurulum ve veri aktarımı, sunucu ve altyapı, bakım ve güncelleme, eğitim, entegrasyonlar, kullanıcı artışıyla gelen ek ücretler ve sistemden çıkarken ödenecek geçiş maliyeti. Genellikle üç ile beş yıllık bir ufukta hesaplanır.

Bu hesabı yapmadan verilen kararlar sıklıkla yanıltır. Düşük aylık ücretle başlayan bir abonelik, kullanıcı sayısı üç katına çıktığında ve her modül için ek ücret eklendiğinde beklenmedik bir büyüklüğe ulaşır. Tersine, yüksek görünen bir lisans ya da özel geliştirme bedeli, beş yıla yayıldığında ve altyapı gideri düşük tutulduğunda aylık bazda oldukça makul çıkabilir.

Hesabı yaparken üç senaryo kurmak faydalıdır: bugünkü kullanıcı sayısı ve modüllerle, iki yıl sonra beklenen büyümeyle ve beş yıl sonraki muhtemel durumla. Her senaryo için iki modelin toplamını yan yana koyduğunuzda, hangi noktada birinin diğerini geçtiği görünür hale gelir. Bu noktayı bilmek, kararın kendisinden daha değerlidir.

SaaS vs lisans: ilk yıl ve beşinci yıl maliyeti nasıl değişir?

SaaS vs lisans karşılaştırmasında ilk yıl neredeyse her zaman SaaS lehinedir: kurulum bedeli yoktur, sunucu alınmaz, birkaç günde kullanıma başlanır. Beşinci yıla gelindiğinde ise tablo, kullanıcı sayısındaki artışa, modül eklemelerine ve tedarikçinin fiyat güncellemelerine bağlı olarak tersine dönebilir; kendi yazılımına sahip olan şirket yıllar geçtikçe yalnızca altyapı ve bakım öder.

SaaS maliyeti zamanla artan bir eğri izler. Kullanıcı sayısı büyür, şirket yeni modüller açar, tedarikçi yıllık fiyat artışı uygular. Bunların hiçbiri kötü niyet değildir; modelin doğasıdır. Ancak beş yıllık toplam, başlangıçta düşünülenden çok farklı bir yere gelebilir. Buna karşılık SaaS'ın sağladığı sürekli güncelleme, güvenlik yaması ve sıfır altyapı yükü, bu artışın karşılığı olarak gerçek bir değerdir.

Özel geliştirilen ya da lisansı alınan yazılımda eğri tersidir: başlangıçta yüksek, sonra düz ve düşük. Altyapı bulutta düşük maliyetle işletilebilir, bakım için yıllık bir bütçe ayrılır, kullanıcı eklemek ek ücret getirmez. Risk ise yazılımın zamanla eskimesi ve güncellemelerin planlanmamasıdır; bakım bütçesi ayrılmayan özel yazılım, beş yıl sonra kimsenin dokunmak istemediği bir sisteme dönüşebilir.

Kullanıcı sayısına göre fiyatlandırma neden tuzak olabilir?

Kullanıcı sayısına göre fiyatlandırma, başlangıçta adil görünse de büyüyen şirketleri cezalandırabilir: her yeni çalışan, her yeni bayi ya da her yeni şube doğrudan aylık faturayı büyütür ve şirket, kullanıcı eklememek için sistemi eksik kullanmaya başlar. Bir yazılımın değeri herkesin kullanmasından gelir; kullanıcı başına ücret bu değeri baskılar.

Sahada sık görülen bir davranış, birkaç çalışanın aynı hesabı paylaşmasıdır. Bu hem güvenlik hem de denetim açısından zararlıdır; kimin ne yaptığı izlenemez, ayrılan çalışanın erişimi kapatılamaz, KVKK açısından sorumluluk belirsizleşir. Şirket, para tasarrufu ederken aslında en değerli şeyini, denetim izini kaybeder. Kullanıcı başına ücret modeli bu davranışı dolaylı olarak teşvik eder.

Bu yüzden yazılım seçerken fiyatlandırmanın hangi eksende büyüdüğüne bakmak gerekir. Şube sayısı, işlem hacmi ya da paket seviyesi gibi eksenler, kullanıcı sayısına göre daha öngörülebilir olabilir. Rezon'un kendi SaaS ürünlerinde ve özel çözümlerinde kullanıcı sayısıyla cezalandıran fiyat uygulamamasının nedeni de budur: sistemi şirketteki herkes kullanmalı, kimse hesap paylaşmak zorunda kalmamalıdır.

Veri sahipliği ve çıkış maliyeti neden önemlidir?

Veri sahipliği, yazılımda biriken müşteri, sipariş ve finans verilerinin size ait olması ve istediğinizde eksiksiz, kullanılabilir biçimde alınabilmesi demektir. Çıkış maliyeti ise bir gün başka bir sisteme geçmek istediğinizde ödenecek bedeldir: veriyi dışa aktarma, yeni sisteme taşıma, eğitim ve geçiş sırasındaki iş kaybı. İkisi de sözleşme imzalanmadan önce netleştirilmelidir.

SaaS ürünlerinde veri tedarikçinin altyapısındadır. Sözleşme, verinin size ait olduğunu ve ayrılırken hangi biçimde teslim edileceğini açıkça yazmalıdır. Ekran görüntüsü ya da okunamayan bir dosya ile teslim edilen veri, gerçekte teslim edilmemiş demektir. İyi bir tedarikçi, standart dışa aktarma imkanını ürünün parçası olarak sunar ve ayrılmak isteyen müşteriyi zorlaştırmaz.

Özel geliştirilen yazılımda ise kaynak kodun kime ait olduğu belirleyicidir. Kod tedarikçide kalıyorsa, lisanslı bir üründen daha bağımlı bir durumdasınız demektir; çünkü yalnızca o ekip değişiklik yapabilir. Kaynak kod ve veri şirkete aitse, çıkış maliyeti neredeyse yalnızca yeni bir ekiple tanışma maliyetine iner. Rezon'un özel çözümlerde kaynak kodu ve veriyi müşteriye teslim etmesinin nedeni budur.

Güncelleme, bakım ve altyapı sorumluluğu kimde?

SaaS modelinde güncelleme, bakım, yedekleme, güvenlik yaması ve altyapı sorumluluğu tedarikçidedir; müşteri yalnızca kullanır. Lisanslı ya da özel yazılımda bu sorumluluklar ya şirketin kendi ekibinde ya da yapılan bir bakım anlaşmasıyla geliştiricidedir. Bu fark, toplam maliyetin görünmeyen ama en düzenli kalemidir.

Kendi altyapısını işletmek her şirket için uygun değildir. Sunucuların güncel tutulması, yedeklerin alınıp test edilmesi, güvenlik açıklarının kapatılması ve kesinti durumunda müdahale edilmesi düzenli dikkat ister. Bilgi işlem ekibi olmayan bir KOBİ için bu yük, SaaS'ın abonelik bedelini kolayca haklı çıkarır. Bir güvenlik ihlalinin ya da veri kaybının maliyeti, yıllarca ödenecek abonelikten fazla olabilir.

Öte yandan özel yazılım da bulutta işletilebilir ve altyapı yükü büyük ölçüde platforma devredilebilir. Azure ya da Vercel gibi ortamlarda yedekleme, ölçekleme ve sertifika yönetimi büyük ölçüde otomatiktir. Bu durumda şirket, SaaS'ın işletme kolaylığına yakın bir deneyimi, kendi yazılımına sahip olarak elde eder; yeter ki yıllık bir bakım bütçesi ayrılsın ve güncellemeler planlansın.

Hangi durumda SaaS, hangi durumda özel yazılım?

İş süreciniz sektörde standartsa, hızla başlamak istiyorsanız ve bilgi işlem ekibiniz yoksa SaaS doğru başlangıçtır. Süreçleriniz size özgüyse, rekabet avantajınız çalışma biçiminizden geliyorsa, kullanıcı sayınız büyükse ya da veriyi ve kodu tamamen kontrol etmek istiyorsanız özel geliştirilen ve size ait olan yazılım uzun vadede daha ekonomik ve daha esnek olur.

Bu iki yol birbirini dışlamaz. Pek çok şirket muhasebe, e-posta ya da takvim gibi standart ihtiyaçlarını SaaS ürünlerle karşılarken, satış hattı, bayi yönetimi ya da üretim takibi gibi şirkete özgü süreçleri özel yazılımla çözer. Kritik olan, hangi sürecin standart hangisinin size özgü olduğunu dürüstçe ayırt etmektir; her süreci özel yaptırmak da her süreci hazır pakete sığdırmaya çalışmak da pahalıya patlar.

Karar verirken beş yıllık toplam sahip olma maliyetini iki senaryo için yan yana koymak, fiyatlandırmanın hangi eksende büyüdüğünü sormak, veri ve kod sahipliğini sözleşmeye yazdırmak ve çıkış senaryosunu baştan konuşmak yeterlidir. Bu dört adım, etiket fiyatına bakarak verilen kararların çoğunu düzeltir.

İki modeli de bilen bir ortakla karar vermek

SaaS ile özel yazılım arasında seçim yaparken, yalnızca birini satan bir tedarikçiden tarafsız görüş almak zordur. İki modeli de kurmuş ve işletmiş bir ekip, hangi sürecin hazır ürüne sığacağını, hangisinin özel geliştirme gerektirdiğini deneyimle ayırt eder. Keşif görüşmesi tam da bu ayrımı yapmak için vardır.

Rezon, şirketlere özel CRM, ERP ve bayi portalı sistemleri kuran, kendi SaaS ürünlerini canlıda işleten İstanbul merkezli bir yazılım çözümleri şirketidir. FizyoDesk, OdyoDesk ve Planzio'yu abonelik modeliyle işletirken, şirketlere kurduğumuz özel sistemlerde kaynak kodu ve veriyi müşteriye teslim ediyor, kullanıcı sayısıyla cezalandıran fiyat uygulamıyoruz. Hangi modelin size uyduğunu birlikte hesaplamak için İletişim sayfamızdan ücretsiz keşif görüşmesi talep edebilir, özel geliştirme yaklaşımımızı Çözümler sayfamızdaki Özel Yazılım bölümünde inceleyebilirsiniz.